Wizytówka z kodem QR wygląda niewinnie. Kawałek kartonu, logo, nazwisko i mały kwadrat w rogu.
Ten kwadrat to jednak adres w internecie. Trafia do portfeli klientów, na biurka i do szuflad, gdzie leży latami. Nie da się go wycofać ani poprawić — jest wydrukowany.
Dlatego warto wiedzieć, co ten adres mówi o firmie i jej ludziach, zanim ktoś go zeskanuje. I co będzie mówił za trzy lata, kiedy połowa osób z tamtej partii wizytówek będzie pracować gdzie indziej.
To nie jest tekst prawniczy. Nie jestem prawnikiem i nie zastępuję inspektora ochrony danych. To spojrzenie kogoś, kto buduje takie systemy i widzi, gdzie zwykle coś ucieka.
Trzy problemy z nazwiskiem w adresie
Najpopularniejszy schemat wygląda tak: twojafirma.pl/kontakt/anna-nowak. Jest czytelny i łatwo go wymyślić. Właśnie dlatego sprawia kłopot.
1. Adres da się zgadnąć. Skoro Anna Nowak jest pod /anna-nowak, to ktoś może wpisać /jan-kowalski i sprawdzić, czy Jan Kowalski u Was pracuje. Konkurencja, headhunter, ktoś, kto szuka konkretnej osoby. Nie musi niczego łamać — wystarczy, że wizytówka odpowie albo nie odpowie.
2. Stare nazwisko zostaje w adresie. Pracowniczka bierze ślub albo rozwód i zmienia nazwisko. Dane na profilu poprawisz w minutę. Ale adres jest wydrukowany na wizytówkach, które już krążą — więc albo zostaje stare nazwisko w adresie, albo zmieniasz adres i stare wizytówki przestają działać. To sprawa prywatna, o której adres będzie mówił każdemu, kto spojrzy na pasek przeglądarki.
3. Nazwisko zostaje po odejściu z firmy. Osoba odchodzi, ale jej wizytówki dalej leżą u klientów. Adres z jej nazwiskiem dalej istnieje i dalej coś pokazuje — często starą wersję profilu albo błąd, który też coś mówi.
Rozwiązanie jest proste: adres nie powinien zawierać danych osoby. Wystarczy krótki, losowy kod, np. twojafirma.pl/kontakt/k7m2x9. Nie da się go zgadnąć, nie zmienia się przy zmianie nazwiska i niczego nie zdradza, gdy ktoś odejdzie. Imię i nazwisko są na profilu — tam, gdzie powinny być, i tylko dopóki chcesz je tam pokazywać.
Dodatkowa korzyść: krótszy adres to prostszy kod QR, z większymi kwadracikami. Telefon odczyta go szybciej, nawet z małej wizytówki.
Co pokazać pod adresem osoby, która odeszła
To pytanie zwykle pada dopiero wtedy, gdy ktoś już odszedł. A odpowiedź powinna być gotowa wcześniej, bo wizytówki tej osoby będą skanowane jeszcze przez lata.
Najgorsze opcje to te, które dzieją się same:
- stary profil dalej wisi — z prywatnym numerem komórki, który osoba zabrała ze sobą, i ze zdjęciem, na które zgoda dotyczyła czasu pracy,
- błąd 404 — klient, który chciał się skontaktować, ląduje w ślepej uliczce i nie wie, czy firma w ogóle jeszcze istnieje.
Lepiej zdecydować świadomie. Sensowne są trzy warianty:
- Informacja i ogólny kontakt firmy. „Ta osoba nie pracuje już w naszej firmie”, a pod spodem telefon i e-mail biura. Bez nazwiska, bez zdjęcia.
- Profil następcy. Kod przekierowuje do osoby, która przejęła klientów. Klient dostaje kontakt do kogoś, kto naprawdę może pomóc.
- Wybrana strona. Na przykład strona „Kontakt” albo strona działu.
Ten wybór powinien być częścią zwykłej procedury odejścia pracownika, obok oddania laptopa i zablokowania konta pocztowego. I jedno ważne: adres osoby, która odeszła, nie powinien nigdy trafić do kogoś nowego. Inaczej stare wizytówki zaczną zapisywać w telefonach klientów zupełnie inną osobę.
Google nie musi znać Waszych pracowników
Profil z wizytówki to zwykła strona internetowa. Jeśli nic jej nie zabrania, wyszukiwarka ją znajdzie i pokaże w wynikach: imię, nazwisko, zdjęcie, telefon.
Dla handlowca, który chce być widoczny, to może być zaleta. Dla księgowej, magazyniera czy serwisanta — raczej nie. Profil jest po to, żeby ktoś, kto już dostał wizytówkę, mógł zapisać kontakt. Nie po to, żeby każdy, kto wpisze nazwisko, od razu dostał numer telefonu.
Rozsądne ustawienie domyślne to profile poza wyszukiwarką (znacznik noindex). Jeśli firma albo konkretna osoba chce być w Google, można to świadomie włączyć. Odwrotna kolejność — najpierw wszystko publicznie, potem próby usunięcia z wyników — jest dużo trudniejsza.
Przy okazji warto sprawdzić, czy profil nie ładuje niczego z zewnątrz: czcionek, liczników, pikseli reklamowych. Każdy taki element mówi innej firmie, że ktoś właśnie zeskanował wizytówkę Waszego pracownika.
Gdzie leżą dane i czyj jest adres
Cyfrowe wizytówki można dziś kupić w abonamencie: panel w przeglądarce, opłata za pracownika co miesiąc. Wygodne. Warto jednak wiedzieć, co się przy tym dzieje z danymi i z adresem.
Kto przetwarza dane. Za dane pracowników odpowiada pracodawca — to on jest ich administratorem. Jeśli profile leżą u zewnętrznego dostawcy, dostawca je przetwarza w imieniu firmy, a to zwykle oznacza umowę powierzenia i sprawdzenie, gdzie fizycznie stoją jego serwery. Jeśli profile leżą na serwerze firmy, krąg się zawęża do hostingu, z którym firma i tak ma już umowę.
Czyj jest adres. To ważniejsze, niż się wydaje. Jeśli kod QR prowadzi na adres dostawcy, np. wizytowki-dostawcy.com/twojafirma/anna, to wydrukowane wizytówki działają tylko tak długo, jak długo płacisz. Koniec abonamentu, zmiana dostawcy albo jego upadek — i cały nakład przestaje działać jednego dnia.
Adres na własnej domenie, np. twojafirma.pl/kontakt/k7m2x9, należy do firmy. Można zmienić system, który go obsługuje, a wizytówki dalej trafiają tam, gdzie trzeba.
Co zostaje w telefonie odbiorcy. Tego nie kontroluje nikt. Kontakt zapisany w czyimś telefonie nie zaktualizuje się sam, gdy zmienisz dane na profilu. Dlatego plik kontaktu powinien zawierać tylko to, co osoba naprawdę chce rozdawać — służbowy numer zamiast prywatnego, służbowy e-mail, zdjęcie za zgodą.
Lista kontrolna przed zamówieniem wizytówek z QR
Niezależnie od tego, z jakiego systemu korzystasz, te pytania warto zadać, zanim wizytówki pójdą do drukarni:
- Czy adres w kodzie QR jest na naszej domenie?
- Czy adres nie zawiera nazwiska i nie da się go zgadnąć?
- Czy po zmianie danych osoby adres zostaje ten sam?
- Co zobaczy ktoś, kto zeskanuje kod osoby, która odeszła?
- Czy profile są poza wyszukiwarką, o ile ktoś nie chce inaczej?
- Czy profil nie ładuje niczego z zewnątrz (liczniki, piksele, obce czcionki)?
- Gdzie leżą dane i czy z dostawcą potrzebna jest umowa powierzenia?
- Czy pracownik wie, co trafi do pliku kontaktu, i zgodził się na zdjęcie?
Jeśli na któreś pytanie odpowiedź brzmi „nie wiem”, lepiej to wyjaśnić teraz niż po wydrukowaniu tysiąca wizytówek.
Jak to rozwiązaliśmy u siebie
Wszystkie te pytania zadawaliśmy sobie, budując iFOX Kontakty — system wizytówek pracowników, który instalujesz na własnym serwerze.
Każda osoba dostaje losowy, stały adres na domenie firmy. Profile domyślnie nie trafiają do Google i nie ładują niczego z zewnątrz. Przy odejściu pracownika wybierasz, co pokaże jego stary kod, a jego adres nie trafi do nikogo innego. Dane zostają na Waszym serwerze — my ich nie widzimy.
Jeśli wolisz najpierw przygotować same pliki kontaktu i kody do druku, bez panelu, wystarczy Generator QR PRO w trybie wizytówek vCard.